Toujours sceptique face au télétravail ?

Il faut avouer qu’avant cette pandémie, plusieurs d’entre nous n’étaient ni des adeptes, ni des croyants de cette pratique.  La grande partie des gens travaillaient essentiellement au bureau et voyaient le télétravail comme un bénéfice offert aux employés pour la conciliation travail-famille.  Plusieurs gestionnaires disaient publiquement être en faveur du télétravail, sans y croire vraiment, agissant silencieusement de manière à l’éviter, craignant une baisse de productivité.

Avec la COVID-19 au cours des trois derniers mois, plusieurs de ces gestionnaires ont été surpris par la réalité du travail à la maison.  C’est comme s’il avaient découvert que dans « télétravail », le suffixe télé voulais dire « beaucoup plus de ».  Avec une diminution des restrictions liées au confinement et un retour dans un contexte quasi-normal, prévu en septembre 2020, pour plusieurs d’entre nous, les organisations doivent se préparer à un changement draconien.  Avec le retour au bureau de la majeure partie de leur main-d’œuvre, ces changements peuvent s’avérer bénéfiques pour tous, s’ils sont bien planifiés.

Quelques statistiques

La réalité a démontré, après ce projet pilote forcé, que la perte de productivité ne devrait pas être utilisée comme raison de ne pas implanter une politique claire de télétravail.

Voici quelques statistiques intéressantes sur le sujet :

  • En 2017 dans une analyse de FlexJobs et Global Workplace Analytics, on notait que la popularité du télétravail a augmenté de 91 % au cours des 10 dernières années.
  • Dans un sondage effectué par Indeed en 2018 :
    • 75 % des employés à distance déclarent que le travail hors site a amélioré leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée;
    • 71 % des télétravailleurs disent être heureux dans leur emploi actuel, contre 55 % des employés sur site.
  • En 2019 dans une étude de l’International Workplace Group aux États-Unis :
    • 80 % des travailleurs déclarent qu’ils refuseraient un emploi si le travail flexible n’en faisait pas partie;
    • 85 % des entreprises affirment que la productivité a augmenté « en raison de la flexibilité accrue ».
  • Dans un sondage effectué aux États-Unis par la firme Airtasker en 2020 :
    • En moyenne, les télétravailleurs effectueront 16,8 jours de plus annuellement qu’un employé au bureau;
    • Les employés de bureau passent en moyenne 66 minutes par jour à discuter de sujets non liés au travail, alors que les télétravailleurs ne passent que 29 minutes par jour à faire de même avec leurs collègues;
    • Les employés en télétravail sauvent plus de 4 500 $ US annuellement en essence.

Qu’en est-il au Québec et au Canada?

Avant la COVID-19, les données sur le télétravail au Québec et au Canada étaient un peu vieillottes.  L’enquête sociale générale (ESG) de Statistiques Canada en 2016 mentionne qu’à peine 12,7 % de la main-d’œuvre faisait au moins une heure de télétravail par semaine. Environ 2,8 % des travailleurs s’y adonnaient plus de 15 heures par semaine.

Il y a bien le rapport du CIRANO sur les impacts du télétravail de 2018, mais il se base sur l’ESG 2010 de Statistiques Canada.

Un sondage Léger mené à la fin avril 2020 révélait que 50 % des canadiens étaient en télétravail, notamment à cause du confinement. Selon le même sondage, 79 % des personnes en télétravail disaient aimer l’expérience.

Finalement, un article du 28 mai 2020 de Statistiques Canada mentionne que 38,9 % des canadiens occupent un emploi qui peut vraisemblablement s’effectuer en télétravail.  On y présente également les entreprises par secteur qui sont les plus aptes à démarrer le virage.  Sans surprise, les domaines des Finances et assurances, les Services professionnels et l’industrie des technologies de l’information sont au sommet du classement.  On retrouve en deuxième place les Services d’enseignement mais les expériences dans les écoles primaires et secondaires n’ont pas été concluantes.

À vos marques, prêts, télétravaillez!

C’est avec surprise que nos recherches pour la préparation de cet article ont mené vers  L’association Télétravail Québec, un organisme à but non lucratif, inscrit au registre des lobbyistes et fondé en 2019.  Cette association a pour objectif de mousser l’implantation du télétravail et réclamer des changements législatifs.

Sur leur site, on y trouve un lien vers le Guide d’implantation du télétravail en entreprise, un document d’une cinquantaine de pages préparé par TechnoCompétences, le Comité sectoriel de main-d’œuvre (CSMO) en technologies de l’information et des communications.  Bien qu’il ait été rédigé en 2016, c’est un document intéressant et complet.

Avec l’expérience du télétravail vécu récemment chez Systematix, voici une version condensée des grandes étapes pour mettre en place le télétravail dans votre organisation de façon permanente.

Une politique de la haute direction

Pour avoir du succès et atteindre la pérennité espérée, il faut que l’initiative soit endossée clairement par la direction.  Ceci semble évident, mais vous avez sûrement vécu des expériences de projets où on semblait avoir un aval de la gestion pour voir le projet stoppé après la phase de pilotage.

Comme la pandémie a été le projet pilote et a touché la majorité ou la totalité de votre main d’œuvre, à moins d’avoir vécu de graves problèmes technologiques, les preuves sont faites.

Par la suite, on devra se poser la question sur le nombre de jours en télétravail.  Il serait simple de dire 50% de la semaine, mais la logique serait de s’assurer d’autoriser des journées complètes afin d’optimiser la question du transport. Pour atteindre une moyenne avoisinant les 50%, il serait donc préférable de choisir 40% ou 60% du temps, soit 2 ou 3 jours par semaine, selon les employés et leurs responsabilités.

Réorganisation de l’espace

Ce changement organisationnel aura aussi un impact sur la réorganisation de l’espace de bureau et dans certains cas, le stationnement.  Après avoir gardé quelques bureaux fixes pour certains gestionnaires, – il faut être réalistes, car Rome ne s’est pas construit en un jour – les espaces de bureaux dédiés seront choses du passé.  Pour les stationnements, il est réaliste de penser que les espace requis pourront être coupés de moitié, en favorisant le partage d’espace, selon les jours de présence au bureau.

Les espaces personnalisés, décorés à votre goût seront donc éventuellement chose du passé.  Et pour ceux et celles qui souhaitent conserver une touche personnelle à leur espace de travail pourront apporter photos et autres décorations dans leurs sacs et les rapporter à la fin de la journée!  

L’organisation du travail et les rencontres au bureau

Que ce soit pour l’ensemble d’une organisation, par service ou au niveau personnel, l’organisation du travail et le suivi d’avancement des dossiers sont des facteurs clés du succès de l’implantation du télétravail. 

Le télétravail se vit beaucoup plus facilement avec la tenue de Mêlées (ou Scrums) qui consiste à réunir une équipe minimalement deux à trois fois par semaine pour une durée de 15 à 30 minutes afin de faire le point sur les dossiers.  Ces rencontres permettent également de garder le contact social sur une base régulière.  Durant ces dernières, ou dans la gestion de vos tâches quotidiennes, par ailleurs, il faut être disciplinés et structurés.  La dynamique d’une visioconférence permet d’être plus efficace lorsque la rencontre est bien menée et qu’il n’y a pas de problèmes techniques.

Pour garder l’esprit d’équipe et le sentiment d’appartenance, le travail à distance à 100% du temps ne semble pas une solution viable.  Les rencontres virtuelles sont intéressantes, mais le contact visuel réel s’avère essentiel.  Ces rencontres en personnes représentent le facteur qui manque le plus aux employés qui travaillent à distance. De plus, il y a certaines situations où les visioconférences ne font pas le travail, comme dans certains cas où il faut gérer des situations plus corsées ou émotives.

La gestion des horaires de travail est plus complexe avec le télétravail, mais c’est un moindre mal quand on analyse les bénéfices qui en découle.

Investissement dans la formation des outils et leurs améliorations continues

La pandémie a forcé tous et chacun à se débrouiller avec les outils comme Teams, Zoom ou Slack. Toutefois, dans un objectif à long terme, la formation des utilisateurs permettra à un certain nombre d’employés de devenir encore meilleurs et donc plus efficaces.  Il faut également continuer à investir dans cette transformation numérique et organisationnelle et améliorer les outils de collaboration à la disposition de l’équipe.

Pour être efficace dans l’implantation des outils de collaboration, vous devez avoir un porteur de dossier.  Le partage d’information avec une équipe de travail est relativement simple à gérer, mais lorsque l’on doit récupérer toutes les informations dans une plateforme centrale, on peut s’y perdre facilement.  On revient ici encore à une question d’organisation et de discipline.

Un point à ne pas négliger et qui risque de vous causer des problèmes si elle n’est pas adéquate, est la puissance de votre connexion Internet ainsi que la présence d’une redondance en cas de panne.  La sécurité des données doit également être une préoccupation, surtout lors de l’utilisation d’outils gratuits. 

Les bénéfices sont multiples et diversifiés

Nous pouvons commencer par les bénéfices pour les entreprises.  Avec moins de personnel dans les locaux d’une organisation, il est facile de comprendre qu’il y aura une réduction des coûts d’opération.  Tel que mentionné précédemment il est remarquable de constater que dans la majorité des cas, les employés en télétravail ont augmenté leur productivité.  Ce qu’il faut aussi comprendre, c’est qu’au-delà de de cette donnée de base, cette approche de travail est aussi un facteur de mobilisation des équipes et de rétention du personnel.  Cet avantage est important dans le contexte où, avant la présente pandémie, nous vivions aussi une crise liée à la rareté du personnel, laquelle sera sera à nouveau d’actualité avant la fin de l’année 2020.

Un récent rapport de OWL Labs sur l’état du télétravail présente des données très intéressantes.  On peut y voir que plus de 80% des gens mentionnent :

  • qu’ils seraient plus heureux et moins stressés en pouvant faire du télétravail;
  • qu’ils pourraient mieux concilier leur vie professionnelle et personnelle;
  • que les employeurs qui permettent le télétravail démontrent qu’ils ont à cœur le bien-être de leurs employés.

Une autre statistique significative dans ce rapport, indique que 71 % des répondants seraient prêts à choisir un employeur qui permet le télétravail.  En plus d’une augmentation de la qualité de vie pour les employés, on peut également penser à une diminution des frais de transport qui est combinée évidemment à une économie de temps.

En regardant le télétravail d’une façon plus globale, nous avons pu constater dans les derniers mois un impact positif important sur l’environnement.  Dans cet article de la BBC, on peut lire que la pollution dans l’état de New York a diminué de presque que 50 %.  La situation actuelle de confinement n’est que passagère, mais même avec 25 % de télétravail de plus qu’avant la COVID-19, le télétravail offre assurément un retour sur investissement plus rapide que les projets de transport en commun majeur, comme ceux qui ont cours présentement dans la grande région de Montréal.

Pour le télétravail, dites-moi où je signe

Vous aurez compris que comme dans n’importe quel projet, il faut peser le pour et le contre.  Bien que dans plusieurs cas l’expérience de télétravail sera bénéfique, il faut une certaine discipline pour être efficace et ne pas se laisser distraire.  Ce n’est donc pas tous les employés qui seront plus productifs et ceci peut devenir une source de conflit entre l’employeur et certains employés, ou même dans certains cas, entre les employés d’une équipe.

Le télétravail ne se prête pas à tous les genres d’activités et malgré des outils de collaboration performants, de longues sessions de travail à distance ne sont pas toujours faciles à gérer efficacement.  Il y aura toujours des situations ou les rencontres en personne demeureront nécessaires pour atteindre les objectifs poursuivis.  La dynamique de groupe est toujours plus intéressante avec le contact humain et le travail constitue pour plusieurs un réseau social important et essentiel à leur bien-être.

De plus, comme nous croyons que dans la majorité des cas les gens travaillent plus, ceci peut avoir un impact négatif à long terme sur la qualité de vie.  Comme on le mentionne dans cet article de La Presse en début de pandémie, c’est une question d’équilibre. 

Malgré ces quelques enjeux potentiels, nous sommes certains que le télétravail fera dorénavant partie de nos vies professionnelles quotidiennes.  Soyons préparés, soyons à l’écoute et soyons des agents positifs de changement.

 

À propos de l’auteur

Pierre Kergoat
pierre.kergoat@systematix.com

Monsieur Kergoat cumule plus de 30 années d’expérience en technologies de l’information, dont plus de 15 années, à titre de chargé de projets et coordonnateur. Il dirige notamment le Studio STX à Montréal, où il est responsable des solutions qui y sont développées et de la mise en place des centres d’excellence de Systematix.